OPPBEVARING OG SIKRING - VEILEDENDE RUTINER

ARKIVLOKALER

Krav og frister

• Daglegarkiv kan vera plassert i vanlege kontorrom dersom desse lokala oppfyller dei generelle krava til arkivlokale (§ 4-1).
• Fjernarkiv og eldre /avslutta arkiv skal vera plassert i lokale som oppfyller krava til spesialrom for arkiv. (godkjent av arkivverket)
• Føresegna har ikkje tilbakeverkande kraft.
• Arkivlokala i alle nybygg skal tilfredsstilla krava.
• Alle arkivskaparar er forplikta til å syta for tilfredsstillande oppbevaringsforhold for sine arkiv.
• Rom som blir brukte til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstilla krava til arkivrom i Føresegn om offentlege arkiv (kap. 4 § 4-1 – 4-12).
• Alle arkivlokala skal oppfylla krava seinast innan 1 år etter at forskrifta trådde i kraft (2012).
• Vestre Slidre kommune oppfyller krava pr. 01.07.2012

Kartlegging og rapportering

• Alle verksemder og arkivskaparar skal, innan tre år etter at forskrifta er trådd i kraft, ha utarbeidd ein oversikt over alle arkivlokale dei har, og leggja fram ein plan for oppbevaring av arkivmateriale i tråd med forskrifta sine krav til arkivrom.
• Oversikten og planen skal leggjast fram for Riksarkivaren.

Utforming og dimensjonering

• Det lyt bli teke høgde for framtidig tilvekst med planleggjinga av arkivrom..
• Golv og reolar i arkivlokale skal ha stor nok bereevne til å tåle belastninga av arkivmaterialet.
• Reolar og hyller skal vera laga av ikkje-brennbart materiale (tilsvarande brennlakkert stål).
• Hyllene bør vera regulerbare i høgda og hyllelengda bør vera ein meter.
• I spesialrom for arkiv må reolar og hyller plasserast slik at materialet ikkje står inntil vegg, tak eller på golv.
• Nedste reolhylle skal ikkje vera plassert nærare golvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal vera 5 cm.
• Lokala skal væra innreiast med fri golvplass til transport (min. 120 cm.) og reolgangar til framhenting av materialet (min. 70 cm.).
• Arkivlokala skal vera utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom dette ikkje er teknisk råd, skal arbeidsplassen vera i nærleiken av arkivlokalet.
• Arkivlokala skal vera utstyrt med tilstrekkeleg lyssetjing av godkjend kvalitet.

Sikring mot vann og fukt

• Arkivlokala skal generelt vera slik plassert og utforma at vatn og fukt ikkje trenger inn.
• Flaumtruga lokale kan ikkje brukast til arkivrom.
• Det kan ikkje vera vassførande røyr eller radiatorar i spesialrom for arkiv. For førebels løysingar som ikkje tilfredsstiller dette kravet, skal lokala utstyrete med fuktfølar, stengeventil og alarm.
• Hugs hylleavstand til vegg og golv (5 og 10 cm.).

Sikring mot brann og varme

• Arkivlokale skal generelt vera sikra mot brann og skader som fylgje av sterk varmeutvikling.
• Det skal ikkje vera anna elektrisk utstyr enn det som er naudsynt for drifta i lokalet.
• Det elektriske anlegget skal vera i samsvar med føresegner om branntrygge lokale.
• Det er ikkje tillate med røyking i nokon arkivlokale.
• Alle arkivlokale skal utgjera eigne separate brannceller.
• Vanlege kontorrom som oppbevarer daglegarkiv skal ha brannmotstandsevne min. REI 30.
• Spesialrom for bortsettingsarkiv skal ha brannmotstandsevne min. REI 60.
• Arkivskap som blir nytta til bortsetting og eldre arkiv skal ha motstandsevne min. EI 90.
• Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min. REI 120.
• Måling, golvbelegg og anna må vera av ein slik art at det ikkje fremjar brannspreiing.
• Lokalet skal ha varmekablar i golv som oppvarming, alternativt med eigne vernekonstruksjonar eller varmluftsanlegg som ikkje medfører brannfare.
• Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknytt brannvesenet og det skal vera installert handslukkingsapparat (helst ikkje pulverapparat, men CO² apparat, halonapparat e.l.).
• Spesialrom for arkiv skal ikkje ha vindauga og dei skal vera utstyrte med dør som går att av seg sjølv.

Klimatisk sikring

• Arkivlokale skal generelt vera sikra mot skader på materialet årsaka av temperatur, luftfukt, forureining og støv.
• Alle arkivlokale skal ha fast reingjering.
• Temperatur og klima skal helst vera konstant.
• I kontorlokale der ein oppbevarer papirmateriale skal temperaturen vera mellom 18-20 grader.
• I spesialrom for arkiv der ein oppbevarer papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen vera stabil rundt 15 grader.
• Relativ luftfukt skal vera stabil mellom 40-60 % for papir og 50 % for elektronisk materiale.
• I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen vera stabil mellom 6-8 grader.
• Fargenegativar og lysbilete skal oppbevarast under temperatur på minus 5 grader.
• Relativ luftfukt i rom for oppbevaring av foto skal vera stabil mellom 25-30 %, for nitratfilm og våtplater er kravet luftfukt mellom 30-40 %.

Sikring mot innbrudd og ulovlig tilgang til materiale.

• Alle arkivlokale skal vera sikra mot innbrot og mot at uvedkommande kan få tilgang til materialet.
• Alle arkivlokale skal ha reglar for tilgangen til lokale.
• Spesialrom for arkiv skal sikrast med særskilt innbrotsalarm.

Ettersyn

• Alle arkivlokale skal ha fast tilsyn og kontroll med jamne mellomrom med omsyn til sikringstiltak.

UTSTYR

Innkjøp

• Ved innkjøp av utstyr skal ein nytte dei rammeavtalene kommunen har inngått så langt det er råd.
• Arkivtjenesten gir råd om godkjente kvaliteter o.a.

Bestandighet

• For alt materiale som blir lagra for ettertid skal det bli nytta godkjent lagringsmedium.
• Foto, film og elektronisk materiale skal konverteres over til annet lagringsbestandig medium i den grad det er naudsynt for bevaringa..

Papirkvalitet

• Papir som lagringsmedium skal være arkivhaldbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO 9706.

Elektroniske dokument

• Elektronisk lagringsmedium kan berre nytta dersom dei er basert på system, rutinar og format godkjente av Riksarkivaren til denne bruken..

Mikrofilm

• Mikrofilm kan berre erstatte originaldokument på papir dersom dei fylgjer Riksarkivarens sine krav til rutinar og kvalitetssikring for denne bruken.

Foto

• For oppbevaring av fotografi skal det bli nytta syrefrie konvolutter o.a. utstyr som tilfredsstiller Riksarkivarens krav til oppbevaring av slikt materiale.

Skrivemateriell

• Merking av omslag, mapper, bokser o.a. som blir lagra , skal skje med blekk som toler langvarig lyspåverknad.

Arkivskap

• Arkivskap skal være til å låse att.
• Arkivskap til daglegarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høgare.
• Arkivskap som blir nytt til oppbevaring av bortsetjingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høgare.

Bokser og annet oppbevaringsutstyr

• Arkivbokser og oppbevaringsutstyr skal være syrefrie, tette, med fast lokk og uten metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard.

Hyller og reoler

• Hyller og reoler skal vere av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarende brannmotstand og bereevne.

SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT

Teieplikt

• Alle arbeidstakere har teieplikt etter forvaltningslova og dei særlover deres arbeidsområde kjem inn under.

Tilgang

• Fysisk arkivmateriale skal oppbevarast i avlåste skap så langt det er muleg..
• Kun arkivtenesta har adgang til arkivskåpa..
• Saksbehandlarar skal ha tilgang til materiale som er naudsynt for at dei kan utføre sine arbeidsoppågavne sine..
• Fortruleg informasjon skal berre gjeve til dei som har autorisasjon for dei aktuelle opplysningane.
• Tilgang til elektronisk materiale blir regulerast av datatryggleikstiltak for dette.

Kontorsikkerheit

• Fortruleg materiale som er under saksbehandling blir oppbevara nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal vera slege av / utlogga ved pausar og etter arbeidsslutt.

Datasikkerheit

• Det blir teke tryggleikskopi av all ny arkivverdig dokumentasjo kvar dag.
• Det skal vera utarbeida rutinar for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggesystem o.a.
• Alle program skal vera utstyrt med automatisk viruskontroll.