Det er fastslått i Forskrift om offentlege arkiver av 11. desember 1998 §2-2, Arkivplan, at offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajorført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.

Offentlege organ plikter å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta §1-1.

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen skal oppdaterast kvart år eller når

• Ein kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• Det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
• Ein kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• Kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• Det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• Det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
• Kommunens oppgåver blir overført til verksemd utaføre kommunen

Det blir teke i bruk nye versjonar av datasystem før lagring av informasjon