Oppland fylkeskommune er definert som ett arkivorgan. Dette innebærer at hele organisasjonen benytter sak- arkivløsningen P360 og alle dokumenter blir registrert i samme database.

Oppland fylkeskommune består av sentraladministrasjonen, 13 videregående skoler, 1 fagskole, fylkesbiblioteket og fylkesarkivet.

Informasjonssikkerhet

Fagenhet arkiv
Arkivsjef: Grethe Stenberg
Fagansvarlig for arkivdanningen i Oppland fylkeskommune og systemansvarlig for P360.

Sentralarkivet i sentraladministrasjonen er organisert som egen fagenhet. Arkivet betjener hele sentraladministrasjonen.

Overgang til fullelektronisk arkiv fra 19. mars 2007
19. mars 2007 – saksarkivet
Lærekontrakter og praksisvurderinger – fra 1. juni 2008 (Lærekontrakter ble journalført i sin helhet i sak-/systemet fra 1. juni 2007 på papir)

Enkeltelever – fra 1. juni 2008
Lærekontrakter inngår i elemappe fra 30. oktober 2009
D11 – fra 1. januar 2009
Tannhelsetjenesten – fra 1. januar 2009

Enkeltsaker på papir

Papirarkiv:
Arkivdel Gnr/bnr - C59
Arkivdel PLAN fra 1. januar 2008 – fellessak – L11, L12 og L19
C5 saker – kulturvern til og med 2011 - fra og med 1. januar 2012 er disse sakene papirløse
D11 til og med 31.desember 2008
Lærekontrakter og praksisvurdering til og med 31. mai 2008
Tannhelsetjenesten til og med 31. desember 2008 - arkivdel TAN fra 1. januar 2003 – 31. desember 2008

Arkivet er inndelt i ulike arkivdeler:
Felles arkivdel for hele organet er ELEV og PERS.
Arkivdel ELEV er beregnet på en elevmappe pr elev i videregående skole - primærkoden her er fødselsnummer
Arkivdel PERS er beregnet på personalmapper for ansatte i Oppland fylkeskommune, sorteres etter alfabetet

Det vanlige saksarkivet på de ytre enhetene er organisert som egen arkivdel, se nedenfor

Sentraladministrasjonen:
Sak - det vanlige saksarkivet - fullelektronisk fra 19. mars 2007
GNR/BNR - gårds- og bruksnummerarkivet på papir
PLAN - reguleringsplaner L12, kommuneplaner L11 og konsesjonssaker L19 - på papir
PROSJ-INNL - Prosjekt Innlandsuniversitetet

Avsluttede arkivdeler:
TAN - Tannhelsetjenesten avsluttet 31. desember 2008 - fra 1. januar 2009 en del av Sentraladministrasjonen og inngår i arkivdel Sak.

REV - Fylkesrevisjonen avsluttet 31. desember 2004
TRAN - Tranberg videregående skole er en del av Gjøvik videregående skole - arkivdelen avsluttet 31. desember 2004

Arkivperioder fra 1995
Periode 1995 - 1999 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Periode 2000 - 2002 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Skarpt skille pr 1. januar 2003 - overgang til Sentralarkiv og ny arkivnøkkel - K-koder
Periode 2003 - 19. mars 2007 - papirarkiv - NOARK 4
Mykt periodeskille pr 1. januar 2012 - avslutter så mange saker som mulig.
C5-serien kulturarvenheten papirløse fra 1. janaur 2012.

Arkivarer:
Merete Tagestad 100%
Anne Sætherstuen 100%
Viviann Børresen 80%
Randi B Slåen 80%
Marianne Baglo 60%
Superbruker/ brukerstøtte:
Tormod Sten Palmesen 100%
http://www.oppland.no/PageFiles/6038/Arkivet_Serviceerklaring.pdf

Ytre Enheter
Dokka videregående skole: Mary Anne Foss - arkivdel DOKKA
Fagskolen Innlandet: Anne Berit Ramstad Olsen - arkivdel FIG
Gausdal videregående skole: Berit Aasen Haug - arkivdel GAUSDAL
Gjøvik videregående skole: Birthe Marit Bøhn -arkivdel GJØV
Hadeland videregående skole: Rigmor Sørbekk, Inger Hvalby og Lillian Kaasa Fagerli - arkivdel HAD
Lena videregående skole: Mari Paula Dysthe - arkivdel LENA
Lillehammer videregående skole: Lotte Evensen og Mette Eggen - arkivdel LHMR
Mesna videregående skole: Ingvill Bjørkøy - arkivdel MESNA
Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule: Elin Haugstulen - arkivdel NGUDBR
Raufoss videregående skole: Anne Lene Svehagen - arkivdel RAUFOSS
Valdres vidaregåande skule: Tone Meisdalen - arkivdel VALDRES
Valle videregående skole: Elisabeth Rebne- arkivdel VALLE
Vargstad videregående skole: Mary Engen og Haldis Johansen - arkivdel VARGSTAD
Vinstra vidaregåande skule: Anne Kari Rasmussen - arkivdel VINSTRA
Fylkesbiblioteket: Kari A Johansen -arkivdel FYB
Fylkesarkivet: Kjersti Sæther - arkivdel FYA