I henhold til arkivlovens forskrift § 2-2 skal et offentlig organ til en hver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer mv som gjelder for arkivarbeidet.

Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i Oppland fylkeskommune ligger hos fylkesrådmannen.

Arkivsjefen har det daglige ansvaret for arkivtjenesten i Oppland fylkeskommune og er leder for fagenhet arkiv med personal og budsjettansvar.
For arkivene på de ytre enheter, har arkivsjefen det faglige ansvaret for arkivene og har et veilednings- og opplæringsansvar for de personer som arbeider med arkiv.