Oppland fylkeskommune er definert som ett arkivorgan. Dette innebærer at hele organisasjonen benytter sak- arkivløsningen P360 og alle dokumenter blir registrert i samme database.
Oppland fylkeskommune består av sentraladministrasjonen, 13 videregående skoler, 1 fagskole, fylkesbiblioteket og fylkesarkivet.
Informasjonssikkerhet
Fagenhet arkiv
Arkivsjef: Grethe Stenberg
Fagansvarlig for arkivdanningen i Oppland fylkeskommune og systemansvarlig for P360.
Sentralarkivet i sentraladministrasjonen er organisert som egen fagenhet. Arkivet betjener hele sentraladministrasjonen.
Overgang til fullelektronisk arkiv fra 19. mars 2007
19. mars 2007 – saksarkivet
Lærekontrakter og praksisvurderinger – fra 1. juni 2008 (Lærekontrakter ble journalført i sin helhet i sak-/systemet fra 1. juni 2007 på papir)
Enkeltelever – fra 1. juni 2008
Lærekontrakter inngår i elemappe fra 30. oktober 2009
D11 – fra 1. januar 2009
Tannhelsetjenesten – fra 1. januar 2009
Enkeltsaker på papir
Papirarkiv:
Arkivdel Gnr/bnr - C59
Arkivdel PLAN fra 1. januar 2008 – fellessak – L11, L12 og L19
C5 saker – kulturvern
D11 til og med 31.desember 2009
Lærekontrakter og praksisvurdering til og med 31. mai 2008
Tannhelsetjenesten til og med 31. desember 2008 - arkivdel TAN fra 1. januar 2003 – 31. desember 2008
Arkivet er inndelt i ulike arkivdeler:
Felles arkivdel for hele organet er ELEV og PERS.
Arkivdel ELEV er beregnet på en elevmappe pr elev i videregående skole - primærkoden her er fødselsnummer
Arkivdel PERS er beregnet på personalmapper for ansatte i Oppland fylkeskommune, sorteres etter alfabetet
Det vanlige saksarkivet på de ytre enhetene er organisert som egen arkivdel, se nedenfor
Sentraladministrasjonen:
Sak - det vanlige saksarkivet - fullelektronisk fra 19. mars 2007
GNR/BNR - gårds- og bruksnummerarkivet på papir
PLAN - reguleringsplaner L12, kommuneplaner L11 og konsesjonssaker L19 - på papir
PROSJ-INNL - Prosjekt Innlandsuniversitetet
Avsluttede arkivdeler:
TAN - Tannhelsetjenesten avsluttet 31. desember 2008 - fra 1. januar 2009 en del av Sentraladministrasjonen og inngår i arkivdel Sak.
REV - Fylkesrevisjonen avsluttet 31. desember 2004
TRAN - Tranberg videregående skole er en del av Gjøvik videregående skole - arkivdelen avsluttet 31. desember 2004
Arkivperioder fra 1995
Periode 1995 - 1999 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Periode 2000 - 2002 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Skarpt skille pr 1. januar 2003 - overgang til Sentralarkiv og ny arkivnøkkel - K-koder
Periode 2003 - 19. mars 2007 - papirarkiv - NOARK 4
Arkivarer:
Merete Tagestad 100%
Anne Sætherstuen 100%
Viviann Børresen 80%
Randi B Slåen 80%
Marianne Baglo 60%
Tina Lien Ingeland 40%
Superbruker/ brukerstøtte:
Tormod Sten Palmesen 100%
http://www.oppland.no/PageFiles/6038/Arkivet_Serviceerklaring.pdf
Ytre Enheter
Dokka videregående skole: Mary Anne Foss - arkivdel DOKKA
Fagskolen i Gjøvik: Anne Berit Ramstad Olsen - arkivdel FIG
Gausdal videregående skole: Berit Aasen Haug - arkivdel GAUSDAL
Gjøvik videregående skole: Birthe Marit Bøhn og Åsa Wilkinson -arkivdel GJØV
Hadeland videregående skole: Rigmor Sørbekk, Inger Hvalby og Lillian Kaasa Fagerli - arkivdel HAD
Lena videregående skole: Mari Paula Dysthe - arkivdel LENA
Lillehammer videregående skole: Lotte Evensen og Mette Eggen - arkivdel LHMR
Mesna videregående skole: Ingvill Bjørkøy - arkivdel MESNA
Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule: Kristin Hjørnevik - arkivdel NGUDBR
Raufoss videregående skole: Anne Lene Svehagen - arkivdel RAUFOSS
Valdres vidaregåande skule: Tone Meisdalen - arkivdel VALDRES
Valle videregående skole: Haldis L Engh og Hilda Ulsrud - arkivdel VALLE
Vargstad videregående skole: Mary Engen og Haldis Johansen - arkivdel VARGSTAD
Vinstra vidaregåande skule: Anne Kari Rasmussen - arkivdel VINSTRA
Fylkesbiblioteket: Kari A Johansen -arkivdel FYB
Fylkesarkivet: Kjersti Sæther - arkivdel FYA
